2013-06-24 09:28:00 來(lái)源:映象網(wǎng)綜合
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沒干什么事一天就過(guò)去了？工作任務(wù)完不成天天加班？熬夜不夠睡整天掛著熊貓眼？想做的事一天拖一天總也干不完？別再抱怨時(shí)間不夠用了，且看日本職場(chǎng)達(dá)人小山龍介教你最先進(jìn)的“時(shí)間整理術(shù)”，幫你趕走偷偷吃掉時(shí)間的小怪物，讓你從被時(shí)間追逐的“菜鳥”迅速變身運(yùn)籌帷幄的“時(shí)間整理達(dá)人”！
本書用最簡(jiǎn)單易懂的方式教你掌控“時(shí)間”這一最寶貴的人生資源，它既從細(xì)節(jié)上教你整理零散的時(shí)間碎片，又從宏觀上幫你規(guī)劃人生的時(shí)間藍(lán)圖；它不僅能讓你學(xué)會(huì)整理時(shí)間，更能幫你找回人生目標(biāo)。讀過(guò)本書你會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來(lái)只需做出一點(diǎn)點(diǎn)的改變，就能讓整個(gè)生活煥然一新。讓我們跟隨作者的指引，告別時(shí)間的混亂，掃清人生的疲憊，每一天都清清爽爽，活力十足！
作者簡(jiǎn)介
小山龍介
日本知名暢銷書作家、Bloomconcept股份公司董事、“赫曼全腦模型”推廣人、業(yè)務(wù)咨詢師、生存技能培訓(xùn)教練，他擅長(zhǎng)利用“整理術(shù)”處理工作與生活中繁雜的事務(wù)，所以身兼數(shù)職仍能從容不迫地享受生活。近年來(lái)，小山龍介經(jīng)常以整理術(shù)為主題，舉行演講、研討會(huì)和企業(yè)研習(xí)講座，積極地向在職場(chǎng)中苦苦掙扎的菜鳥傳授工作秘訣。
除本書外，小山龍介還著有《整理的藝術(shù)》《整理的藝術(shù)3：創(chuàng)意是整理出來(lái)的》等書。
譯者
阿修菌
蜀中邛州人，偽腐偽宅80后，日語(yǔ)碩士，從事英、日、中三語(yǔ)互譯。
精彩試讀
Chapter1 瞬間改變?nèi)松?/p>
時(shí)間整理術(shù)01 將任務(wù)變?yōu)榭梢暬愫灱?/p>
很多人都弄不清楚在當(dāng)下這個(gè)瞬間該做些什么，這點(diǎn)讓人挺意外的。清楚今天一天該做些什么的人也不多。說(shuō)到清楚自己這一周該干到哪一步的人，那估計(jì)就更少了吧。
處于完全不清楚該干多少活才好的狀態(tài)，卻還要去干活。這就像不知道要跑多遠(yuǎn)還去參加馬拉松比賽一樣。奮力奔跑，卻總是看不見終點(diǎn)。這樣不僅很辛苦，也會(huì)心里不安，備受煎熬吧。
為了消除工作時(shí)的不安情緒，我們首先應(yīng)該做的是對(duì)“該干的事情”進(jìn)行管理。
ToDo管理方法中，我首先想向大家推薦的是便簽紙管理法。具體來(lái)說(shuō)就是工作分配到手之后，將任務(wù)寫在便簽紙上，并貼在顯眼的地方。等完成任務(wù)后，將這張便簽紙撕下，扔進(jìn)垃圾桶。
這樣一來(lái)，便簽紙的量直接轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ魅蝿?wù)的量，我們便能對(duì)工作有了視覺上的把握。
便簽紙用75mm×25mm的細(xì)長(zhǎng)型和75mm×50mm偏大一點(diǎn)的規(guī)格都行。簡(jiǎn)單的ToDo記在細(xì)長(zhǎng)型便簽紙上即可，復(fù)雜點(diǎn)的任務(wù)則可以用大一點(diǎn)的便簽紙，詳細(xì)記錄工作內(nèi)容。在電話中聽到ToDo任務(wù)后，也可以拿大一點(diǎn)的便簽紙直接當(dāng)筆記紙用。
時(shí)間整理術(shù)02 用文件夾制作便攜式ToDo列表
這里的重點(diǎn)是絕不能把自己的視線從便箋紙上移走。假設(shè)某個(gè)時(shí)候，你跟對(duì)方說(shuō)“那么，我兩小時(shí)后再打電話”，掛斷電話后，將這件事寫到便箋紙上。也許你想說(shuō)這下便萬(wàn)無(wú)一失了！
可是你沒想到之后再也沒有時(shí)間去看那張便箋紙，等你再想起來(lái)確認(rèn)的時(shí)候，已經(jīng)是五個(gè)小時(shí)以后的事了……如果你很瀟灑地將打電話的事完全拋諸腦后了，那ToDo筆記也就沒有意義了。
把便箋紙貼到隨時(shí)都能看到的地方，這才是重點(diǎn)。比如，你若是從事案頭工作較多，則可以在辦公桌上專門為便箋紙騰出一個(gè)空間，然后把ToDo便箋紙挨個(gè)往上貼得滿滿的。
坐在辦工作前的時(shí)候，總能看到這些ToDo便箋紙，也就不會(huì)馬虎大意給忘了。若是工作多用電腦的人，則可以在顯示屏周圍貼上一圈便箋紙。
時(shí)間整理術(shù)03 事先貼好便箋紙
然而要是隨身帶著便箋紙片刻不離，其實(shí)也挺麻煩的。應(yīng)用這種工具時(shí)容易遭遇“墨菲定理①”，即需要用的時(shí)候反而沒有帶在身上。我不停嘗試，最終發(fā)現(xiàn)了兩個(gè)超級(jí)好用的方法。
一個(gè)是。我們可以將帶有輕薄塑料包裝的便箋紙事先放入錢包。我們一般很少會(huì)忘記隨身攜帶錢包，因此這個(gè)方法肯定沒問(wèn)題。只是這樣一來(lái)，能隨身攜帶的便箋紙就只能局限在小規(guī)格的范圍內(nèi)了。
另一個(gè)方法比較有劃時(shí)代意義。那就是。這是一種逆向思維。這么一來(lái)，忘記攜帶便箋紙的情況也會(huì)減少。
剛才介紹的用來(lái)貼ToDo的文件夾上，也可以事先貼上空白便箋紙。等我們想到ToDo的時(shí)候，直接寫在文件夾的空白便箋紙上即可。
我們將這個(gè)方法升級(jí)，給普通記事本也密密麻麻地貼上便箋紙后，它就能搖身一變，成為多功能記事本。我們可以貼換不同的便箋紙，將其變成具有收集編輯功能的記事本。
這之后，我和文具咨詢師土橋正先生一起開始通過(guò)KOKUYOS&T公司銷售“HackNote”。HackNote是本多功能記事本，帶有專門用于粘貼便箋紙的部分，叫做“點(diǎn)子板（IdeaBoard）”。
其實(shí)筆記本電腦的手托部分也很適合貼便箋紙。瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)，忽然想做筆記了——這時(shí)候，你可以立刻使用這種方法。而且如果你正操作電腦時(shí)來(lái)了個(gè)電話，也能快速地做電話記錄。除此之外，貼上便箋紙還能隔絕污漬，以免弄臟電腦手托。
這么方便又實(shí)用的方法，只有隨時(shí)粘貼、隨時(shí)撕下的便箋紙才能實(shí)現(xiàn)。
時(shí)間整理術(shù)04 價(jià)值25，000美元的終極ToDo管理術(shù)
即使這么處理ToDo，有時(shí)還是會(huì)留下一些無(wú)法及時(shí)處理的任務(wù)。像這種。這被稱為“艾維·李（IvyLee）的金點(diǎn)子”，是價(jià)值25，000美元的生存術(shù)。
二十世紀(jì)初期，經(jīng)營(yíng)咨詢師艾維·李對(duì)美國(guó)鋼鐵大王查爾斯?施瓦布（CharlesM.Schwab）說(shuō)：“我有個(gè)能把效率提高50%的方法。”并提出了下面這個(gè)方案。
這是個(gè)非常簡(jiǎn)單的ToDo管理方法。首先是要求員工在下班前寫出六件明天必須做的事情，然后按照重要程度，用數(shù)字1到6給這六件事標(biāo)記排序。
第二天早會(huì)上，對(duì)昨天的任務(wù)列表進(jìn)行確認(rèn)，并按照排好的優(yōu)先順序來(lái)進(jìn)行處理。
這個(gè)ToDo項(xiàng)目不一定非要在當(dāng)天全部完成。下班前總結(jié)的時(shí)候，連同沒有做完的任務(wù)，再寫出第二天的六個(gè)任務(wù)，并按照重要程度標(biāo)上數(shù)字。要做的就這么簡(jiǎn)單。
艾維·李對(duì)這個(gè)方法自信滿滿。當(dāng)他把這個(gè)方法呈現(xiàn)給施瓦布時(shí)，他說(shuō)：“如果沒有效果，我分文不取；但如果有效果的話，希望您能支付適當(dāng)?shù)膱?bào)酬給我。”
然后靠著這個(gè)簡(jiǎn)單的方法，施瓦布的公司效率大增，而艾維?李也順利地獲得了25，000美元的報(bào)酬。①
按照優(yōu)先順序依次處理六個(gè)ToDo項(xiàng)目。這里面包含著一個(gè)重要的信息。那就是。而且，每天重新定義優(yōu)先順序本身就能提高生產(chǎn)效率。
前面向大家介紹了用便箋紙進(jìn)行ToDo管理的方法，這里的重新定義優(yōu)先順序也非常實(shí)用。比如有時(shí)候某個(gè)任務(wù)的截止日期不斷逼近，或是由于一些小疏忽，引發(fā)一些問(wèn)題，這會(huì)使得某個(gè)ToDo任務(wù)的重要性一下子提升。
在給任務(wù)重新排序時(shí)使用便箋紙也非常方便。通過(guò)不斷調(diào)整優(yōu)選順序，ToDo列表會(huì)變得更加科學(xué)合理，也會(huì)在未來(lái)的工作中扮演更加重要的角色。
時(shí)間整理術(shù)05 切勿一心二用
艾維·李的ToDo管理術(shù)中還有一個(gè)要點(diǎn)，即。
有一個(gè)說(shuō)法叫“多任務(wù)”。意思是在電腦上同時(shí)進(jìn)行兩個(gè)及以上的操作。如果是機(jī)器的話，這種做法的確也是可行的。但是對(duì)于人腦而言，基本上是無(wú)法支持“多任務(wù)”的。如果你企圖一心二用，同時(shí)做兩件事，那么工作速度必然會(huì)驟降，且精度也會(huì)變低。
對(duì)于那些可以干很多工作的人，只要我們認(rèn)真觀察他們的工作流程，便會(huì)發(fā)現(xiàn)他們是在高速切換單個(gè)任務(wù)。他們切換的速度很快，以至于看起來(lái)像是在一心多用。
據(jù)說(shuō)為了在同一個(gè)生產(chǎn)線上盡量多地生產(chǎn)各種車型，豐田汽車工廠花了很大功夫，最大限度地縮短更換工具的時(shí)間。以前汽車工廠可以一次性大批量生產(chǎn)同一個(gè)車型的產(chǎn)品，而現(xiàn)在卻不同。現(xiàn)在不僅生產(chǎn)各種車型，還需要生產(chǎn)各種細(xì)節(jié)不同的車。為了適應(yīng)這種時(shí)代潮流的變化，比起一次性大批量生產(chǎn)，。
工作亦然。
在過(guò)去，我們只需要高效地完成大量重復(fù)性任務(wù)，所以“切換和更換”并不重要。而現(xiàn)如今，我們面對(duì)的任務(wù)總是在不斷地、一點(diǎn)點(diǎn)地變換著形態(tài)。為了適應(yīng)這種變化，我們不能再一心二用，而是。
時(shí)間整理術(shù)06 兩分鐘內(nèi)能搞定的事就盡快搞定
豐田工廠的故事還教會(huì)了我們另一個(gè)妙招。那就是面對(duì)能馬上完成的任務(wù)，。
我們假設(shè)工廠正在生產(chǎn)A車，這時(shí)忽然收到了B車的訂單。這時(shí)豐田的做法是將本來(lái)計(jì)劃給A車用的機(jī)器和材料全都進(jìn)行替換，優(yōu)先完成B車的生產(chǎn)任務(wù)。而不是把B車的訂單往后排，等生產(chǎn)完A車再來(lái)處理。因?yàn)楸绕鸶挠唵雾樞颍焖偾袚Q狀態(tài)，按照訂單要求進(jìn)行處理其實(shí)更好操作，更省時(shí)間。
這個(gè)方法對(duì)于我們的工作也很適用。假設(shè)你在進(jìn)行某項(xiàng)操作的時(shí)候，忽然上司對(duì)你說(shuō)“麻煩去把復(fù)印件拿過(guò)來(lái)一下”。從個(gè)人情緒而言，相信大家都想集中對(duì)付現(xiàn)在正在處理的工作。但事實(shí)上，這時(shí)放下手中的活，趕緊把復(fù)印件拿過(guò)來(lái)的做法更加有效。
如果你決定把取去復(fù)印件的任務(wù)排到后面的話，你也許就得把它寫到便箋紙上，保存到ToDo列表中，以免忘記這個(gè)小任務(wù)。但是實(shí)際上，你把這個(gè)小任務(wù)寫到ToDo列表里需要花時(shí)間，再考慮到因?yàn)門oDo的增加而產(chǎn)生了心理負(fù)擔(dān)，以及上司要求你“去把復(fù)印件拿過(guò)來(lái)”的壓力，推后完成這個(gè)小任務(wù)其實(shí)是弊大于利。
與其這樣，。這樣不僅可以把自己從ToDo變多的壓力中解放出來(lái)，也能在上司面前贏得更高的評(píng)價(jià)。
時(shí)間整理術(shù)07 收到的電子郵件立即添加到ToDo列表中
最近隨著智能手機(jī)的普及，我們也可以用手機(jī)簡(jiǎn)單進(jìn)行ToDo管理了。只要在被稱為“云端”的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上進(jìn)行管理的話，我們便能在任意一個(gè)電腦或智能手機(jī)上，對(duì)同一個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。
其中比較有代表性的服務(wù)便是。我們不僅可以通過(guò)瀏覽器進(jìn)行ToDo登錄和確認(rèn)，還能通過(guò)iPhone、安卓終端、iPad來(lái)進(jìn)行同樣的操作，還能設(shè)定日期、重復(fù)、場(chǎng)所的等具體內(nèi)容。
我自己使用的是Gmail、GoogleCalendar附帶的。當(dāng)我收到包含ToDo的郵件后，便從“其他”菜單中選擇“追加到ToDo列表”，把郵件保存到列表中。保存的時(shí)候也會(huì)同時(shí)加上執(zhí)行任務(wù)的日期。
這樣一來(lái)，登錄好的ToDo會(huì)自動(dòng)與GoogleCalendar同步，顯示在日歷的任務(wù)欄中。我們還可以從任務(wù)信息找到原來(lái)的郵件，隨時(shí)確認(rèn)查看ToDo的內(nèi)容。
也有很多好用的第三方iPhoneAPP。我現(xiàn)在使用的有免費(fèi)的，它的功能很齊全。不過(guò)有一點(diǎn)挺遺憾的，那就是沒有重復(fù)功能。不過(guò)還是可以用剛才介紹的GoogleCalendar功能代替。
我最近幾乎所有的ToDo都是通過(guò)郵件弄的。就算有些是口頭傳達(dá)的內(nèi)容，很多情況下還是會(huì)收到一封正式點(diǎn)的郵件。因此GoogleTasks這種能與郵件連動(dòng)的ToDo管理非常方便實(shí)用。
